Immer im ersten Quartal eines Jahres werden die Steuererklärungen fällig. Damit fängt automatisch das Suchen nach den notwendigen Dokumenten an. Das ganze Jahr hat man dieses Problem vor sich hergeschoben. Dabei kann man mit einer simplen Methode das ganze vereinfachen. Siehe weiter unten.
Entweder man legt Ordner an zum Beispiel mit dieser Struktur:
Dokumente
- 2023
- 2024
2023
- Januar
- Februar
- März
- April
- Mai
- Juni
- Juli
- August
- September
- Oktober
- November
- Dezember
Januar 2023
- Rechnungen
- Kunden
- Lieferanten
- Bank
- Versicherungen
- Urlaub
- Fotos
- Sonstiges
Ich finde das alles perfekt. Für den normalen Alltag verwende ich folgendes System:
Der Datei Namen baue ich folgendermassen auf:
Datum 8 Stellig, Jahr, Monat, Tag JJJJMMTT, 20240405 (5. April 2024)
Danach kommt eine kurze Beschreibung:
- ST = Steuerrelevant (wird für die Steuererklärung benötigt)
- R = Rechnungen
- B = Briefe
- G = Garantie
- KK = Krankenkassen
- A = Auto (Rechnungen, Prüfungen, Benzin, Versicherung etc.
- Ver = Versicherungen
- AA = Arzt und Apotheke etc.
- BA = Banken, Kreditkarten etc. eventuell zusätzlich den Namen der Bank
Eigene Abkürzungen kann man gerne selber Erfinden.
Folgendes Beispiel erklärt alles:
20240118 ST BA HY Raiffeisen = 18. Jan. 2024, Bankunterlagen, Hypothek Bescheinigung
Mit einem guten Suchprogramm findet man diese Unterlagen sehr einfach, natürlich kann man im Dokumentenordner gleich ein Verzeichnis 2024 erstellen.
