Dateien effizient verwalten

Wie bringt man eine Struktur in die Ablage, damit Dateien jederzeit wieder zur Verfügung stehen?

• Eine klare Struktur hilft, jede Datei schnell wieder zu auffinden

Welches System verwendet wird ist nicht massgebend. Entscheidend ist ein System zu benutzen, welches auf klaren Vorgaben beruht. Dieser Artikel ist nicht für jede Person geeignet, hat bei verschiedenen Arbeitgebern in ähnlicher Form die Ablage vereinfacht. Für grössere Ablagen, kann auch PaperlessNGX verwendet werden. Ein Linux Server (Rasperry) ist voraussetztung. Dokumente werden automatisch sortiert.

Ablage organisieren

Für die private Dateiverwaltung gilt: Das System muss so einfach sein, dass es ohne Mühe funktioniert. Bewährt hat sich eine Gliederung nach Lebensbereichen mit klarer Nummerierung.

Die ideale Ordnerstruktur

1. Posteingang: Wöchentlich aufräumen.
2. Finanzen: Bankunterlagen, Steuererklärungen, Versicherungen. Mit Beispiel für diesen Ordner
   1. Banken: Unterordner für jedes Konto/Depot (z. B. UBS, Raiffeisen, Migros, etc.). Speichern Sie mindestens die Jahresabschlüsse und die Steuerbelege.
   2. Steuern: Unterordner nach Jahr (z. B. 2023, 2024). Hier gehören Lohnausweise, Spendenbelege und fertige Steuererklärungen hinein.
   3. Versicherungen: Unterordner pro Typ (z. B. Krankenkasse, Haftpflicht, Auto, Hausrat, Diebstahlt). Die aktuellste Police immer oben halten.
   4. Vorsorge: Dokumente zur Rente, Pensionskasse (Säule 2) und Säule 3a.
   5. Einkommen: Lohnabrechnungen und Nebenverdienste, nach Jahr sortiert.
3. Wohnen: Mietvertrag, Stromrechnungen, Handwerker, Grundbuch.
4. Gesundheit: Arztbefunde, Impfpass-Scans, Krankenkasse.
5. Beruf: Arbeitsverträge, Zeugnisse, aktueller Lebenslauf.
6. Einkäufe: Garantiescheine, Quittungen für teure Geräte, nach Jahr sortiert.
7. Mobilität: Auto-Unterlagen, Leasing, ÖV-Abos.
8. Vereine, Mitgliedschaften
9. Archiv: Abgeschlossene Jahre oder alte Projekte (z. B. „Urlaub 2019“)

Die Verzeichnisse können nach Belieben erstellt werden. Ich persönlich habe maximum 2 Unterverzeichnisse.

Sprechende Dateinamen

Alle Dateien werden nach folgender System erstellt:

• Datum_Kürzel_Thema_Beschreibung

Das Datum kommt immer an den Anfang, damit wird beim Sortieren, immer die neuste Datei an den Anfang gestellt. Manchmal genügt die Angaben zum Jahr, zum Beispiel bei Dokumenten, welche man nur einmal pro Jahr erhält, wie zum Beispiel die Steuern, Versicherungen.

Manchmal genügt auch das Jahr und der Monat, bei wiederkehrenden Monatsrechnungen, benötige man den Tag nicht unbedigt, es gibt pro Jahr einfach 12 Dokumente. Bei allen anderen Dateiein benutzt man die Angaben Jahr / Monat / Tag. Man kann das Datum ohne Zwischenräume benutzen, ist übersichtlicher und man hat weniger Fehlerquellen, als wenn man Punkte, Minuszeichen oder andere Trennzeichen verwendet.

Sprechende Dateinamen

Damit die Dateinamen nicht zu lang werden, kann man ein Kürzel verwenden, hier ein paar Beispiele:

• R = Rechnungen
• K = Kaufbelege
• G = Garantiebelege
• ST = Steuern. Belege welche für die Steuern benötigt werden. Das verhindert, dass ein Beleg in verschiedenen Verzeichnissen abgelegt werden muss
• B = Briefe
• K = Kündigungen
• BA = Bankbelege (UBS, ZKB, Raif, Mig etc.)
• V = Versicherungen
• KK = Krankenkasse
• A = Arzt und Rezepte
• L = Lieferscheine
• AG = Arbeitgeber

Die Liste kann nach nach den eigenen Bedürfnissen erweitert und angepasst werden. Ein Beispiel kann so aussehen:

• 20260510_R_Swisscom_Handy
• 20240430_B_Hans Müller_Geburtstag
• 20250203_V_AXA_Auto
• 20260210_G_Coop_Staubsauger
• 202604_BA_Raif_Saldo

Fotos benennen

Auch hier hilft eine gute Namens Struktur. Bei Aufnahmen mit dem Smartphone, immer den Standort (GPS) einschalten, dieser wird direkt in den Metadaten des Fotos gespeichert.

• Datum_Ort_ Reise_Thema_Sehenswürdigkeiten_Personen

Beispiele:

• 20260101_NewYork_Silvesterfeier_TimesSquare_Feuerwerk
• 20240214_Zuhause_Valentinstag_Blumenstrauss_Geschenk
• 20220320_Alpen_Skiurlaub_Hotel_ Pistenblick_Bergnamen
• 20210405_Berlin_Museumsbesuch_Pergamonaltar
• 20250510_Garten_Grillabend_Freunde_Lagerfeuer

Wie man dieses Format für sich selber entwickelt, ist nicht entscheidend. Es vereinfacht vieles, wenn immer dieselbe Form verwendet wird. Die Konsitenz ist der Schlüssel zum Erfolg. Es lohnt sich eigene Überlegungen anzustellen und diese dann konsequent zu benutzen. Einige Fotosverwaltungsprogramme bieten Metadatenverwaltung an. Damit ist die Verschlagwortung sehr einfach zu benutzen.

Cloud-Synchronisation (Datensicherung)

Aus Datenschutzgründen, ist die Cloud nicht der beste Ort um wichtige Dateien aufzubewahren. Bei einer Reise, einem Brand oder bei einem Ausfall der Festplatte, ist es denoch eine gute Alternative. Man sollte die Dateien vorher verschlüsseln und sich das Verschlüsslungs Passwort wirklich gut merken oder einen sicheren Passwort Manager benutzen.

Nutze Online Dienste wie iCloud, OneDrive, Google Drive oder Dropbox, um Dokumente zu synchronisieren. Dieses Backups sind leider nicht zuverlässig und werden oft von den Anbietern gerne abgeschaltet oder mit neuen Gebühren belegt.

Sicherer ist ein Backup auf einem externen Datenträger, welcher nicht im selben Gebäude aufbewahrt wird.

Digitalisieren leicht gemacht

Verschiedene Dokument sind in Papierform vorhanden. Die meisten Drucker haben einen Scanner integriert. Smartphones haben entsprechende Apps, welche das Scannen von Dokumenten unterstützt.

Verwende sonst die Notizen-App (iOS) oder Google Drive (Android), um Dokumente zu scannen. Diese Apps begradigen die Scans automatisch.

Das Format PDF garantiert, das die Files über Jahrzehnte gelesen werden können. Die Einstellungen so anpassen, dass die PDFs durchsuchbar sind. Im Notfall kann nach den Inhalten gesucht werden.

OCR – Optical Character Recognition (optische Zeichenerkennung)

Hat man PDF Dateien, welche geschützt und nicht durchsuchbar sind, können mit diesen Apps PDF Dokumente in lesbare PDFs umgewandelt werden. Diese Programme sind kostenlos und die Daten werden auf dem eigenen Rechner konvertiert, damit der Inhalt indiziert werden kann.

• Revpdf
• Gimagereader
  • winget install SandroMani.gImageReader 3.4.3
• Capture2Text
  • winget install cb4960.Capture2Text 4.6.3
• Rescribe

Fotos sichern: Das 3-2-1-Backup-System

Fotos sind oft die wertvollsten Daten. Man kann diese mit dieser Strategie sichern:

• Drei Kopien: Die Fotos an drei verschiedenen Orten aufbewahren.
• Zwei Medien: Fotos auf zwei Medien sichern, Rechner und eine externe Festplatte
• Eine Kopie ausser Haus: Ein Festplatte ausser Haus oder im Notfall in der Cloud (z. B. iCloud, Google Photos, OneDrive). So bleiben die Bilder auch bei Diebstahl oder Brand sicher.